Processamento de Facturas e Arquivo de Documentos
EA BriefFiscal
19 Fevereiro, 2019Foi publicado o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de Fevereiro que, pretende consolidar e actualizar a legislação dispersa relativa ao processamento de facturas e de outros documentos fiscalmente relevantes, bem como harmonizar regras divergentes em matéria de arquivo de documentos para efeitos de IVA, IRC e IRS.
O diploma entra em vigor no dia 16 de Fevereiro de 2019, contudo, existe um conjunto de normas que produzem efeitos apenas a partir de 1 de Janeiro de 2020.
Principais alterações a vigorar em 2019
Emissão de Facturas
- O limiar de volume de negócios a partir do qual os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em território nacional se encontram obrigados à utilização de programa informático certificado pela Autoridade Tributária (“AT”) para a emissão de facturas, desce para € 50.000 (ao invés dos € 75.000).
- Passou a prever-se a dispensa de emissão de factura também para as prestações de serviços de entradas em bibliotecas, arquivos, museus, galerias de arte, castelos, palácios, monumentos, parques, perímetros florestais, jardins botânicos, zoológicos e serviços prestados por sujeitos passivos que exerçam a actividade económica de diversão itinerante, quando seja emitido um bilhete de transporte, ingresso ou documento comprovativo do pagamento.
- Os sujeitos passivos passam a estar dispensados da impressão das facturas em papel ou da sua transmissão por via electrónica para o adquirente ou destinatário sempre que este não seja sujeito passivo (excepto se este o solicitar), mediante o cumprimento de determinados requisitos.
- Também nos documentos emitidos em papel, passam os sujeitos passivos a ter de garantir a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e legibilidade das facturas e demais documentos fiscalmente relevantes, desde o momento da sua emissão até ao final do período de arquivo, implementando controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável entre aqueles documentos e as transmissões de bens ou as prestações de serviços.
Comunicação
No prazo de 30 dias contados da entrada em vigor do decreto lei, devem os sujeitos passivos comunicar o estabelecimento ou instalação em que seja feita a centralização do arquivo.
Até ao dia 30 de Junho de 2019, os sujeitos passivos devem comunicar à AT, através do Portal da Finanças os seguintes elementos:
a) A identificação e localização dos estabelecimentos da empresa em que são emitidas facturas e demais documentos fiscalmente relevantes;
b) A identificação dos equipamentos utilizados para processamento de facturas e outros documentos fiscalmente relevantes;
c) O número de certificado do programa utilizado em cada equipamento, quando aplicável; e
d) A identificação dos distribuidores e dos instaladores que comercializaram e/ou instalaram as soluções de facturação.
A comunicação de facturas, onde se inclui a submissão do ficheiro SAF-T, passa no ano de 2019 para o 15.º dia seguinte ao mês da emissão da factura, sendo que, nos anos posteriores passa para o 10.º dia.
Principais alterações a vigorar em 2020
A partir de 1 de Janeiro de 2020, os sujeitos passivos passam a ter de comunicar por via electrónica à AT, antes da sua utilização, a identificação das séries utilizadas na emissão de facturas e demais documentos fiscalmente relevantes por cada estabelecimento e meio de processamento utilizado.
As facturas (e demais documentos fiscalmente relevantes) devem incluir um código de barras bidimensional e um código único de documento. Este código único deve incluir o código atribuído pela AT no seguimento da comunicação da séria documental.
Por aceitação do destinatário, estes documentos podem passar a ser emitidos por via electrónica mediante o preenchimento de determinados requisitos de aposição e utilização de sistema de intercâmbio electrónico.
A emissão de facturas passa a estar dispensada no caso de transmissão de bens ou prestação de serviços a pessoas colectivas de direito público, organismos sem finalidade lucrativa e instituições particulares de solidariedade social que:
a) Pratiquem exclusivamente operações isentas de imposto;
b) Que tenham obtido para efeitos de IRC, no período de tributação imediatamente anterior, um montante anual ilíquido de rendimentos não superior a € 200.000.
Todavia, permanece o prazo de 10 anos para a manutenção de livros, registos e documentos de suporte, salvo se o prazo de caducidade relativo à liquidação do imposto correspondente for superior.
Por fim, chama-se a especial atenção para este decreto que se reveste de especial importância dado, não só, o objecto da sua matéria (requisitos e procedimentos referentes a facturação e documentos equivalentes), mas porque, para além disso, impõe alterações de prazos e de limites para dispensa à sua sujeição e obriga ao cumprimento de obrigações declarativas, a que importa atentar.
