Banco de Portugal – Regras de Governo, Sistemas de Controlo Interno e Práticas Remuneratórias das Instituições

Banco de Portugal – Regras de Governo, Sistemas de Controlo Interno e Práticas Remuneratórias das Instituições

No início do presente ano, o Banco de Portugal colocou em consulta pública, até 20 de Abril de 2020, dois projectos regulamentares em matéria de cultura organizacional, governo interno e sistema de controlo interno.

O objectivo destes projectos consiste em aperfeiçoar o processo de convergência com os requisitos internacionais, bem como incorporar as lições retiradas da experiência adquirida com a aplicação da regulamentação em vigor e alinhar com as melhores práticas internacionais nesta área.

Actualmente, o Aviso n.º 5/2008 regulamenta as matérias relacionadas com o sistema de controlo interno das instituições, enquanto o Aviso n.º 10/2011 regulamenta os temas relacionados com as políticas e práticas remuneratórias.

Ainda que estes diplomas tenham antecipado, de forma substancial, muitos dos requisitos que vieram posteriormente a ser fixados a nível internacional, entende o BdP ser necessária uma revisão  ao Aviso n.º 5/2008 e Aviso n.º 10/2011 para convergir com esta evolução regulatória, mas também para incorporar as lições retiradas da experiência adquirida com a sua aplicação e as melhores práticas internacionais. Em particular, destaca a necessidade de substituição do actual relatório de controlo interno por um relatório de auto-avaliação, no intuito de tornar mais explícita a responsabilidade das instituições relativamente às matérias em causa, assegurando que promovem uma reflexão efectiva sobre a adequação dos sistemas implementados face às suas necessidades concretas.

Na nota justificativa da consulta pública, o BdP apresentou sumariamente as soluções introduzidas no projecto de aviso e no projecto de instrução em causa, dividindo as questões pela sua área temática.

TRATAMENTO INTEGRADO DAS MATÉRIAS RELACIONADAS COM A CULTURA ORGANIZACIONAL E A ORGANIZAÇÃO INTERNA DAS INSTITUIÇÕES

O tratamento das matérias relacionadas com a cultura organizacional e a organização interna das instituições encontra-se disperso por diversos instrumentos normativos e por orientações da Autoridade Bancária Europeia, considerando o Bdp que tais temas devem ser compreendidos e tratados de forma integrada e propondo-se assim a tratar no mesmo aviso as diversas matérias relativas à cultura organizacional e à organização interna das instituições.

CONDUTA E CULTURA ORGANIZACIONAL

Reconhecendo que os valores que prevalecem numa determinada organização relevam na conduta dos trabalhadores, mas admitindo que não se configura possível definir em absoluto qual a melhor cultura organizacional, o projecto de aviso:

  • Consagra um conjunto de deveres para o órgão de administração nesta matéria, entre outros:

∗dedicar regularmente, nas suas reuniões e nas reuniões com os demais membros da direcção de topo, tempo suficiente para a discussão de matérias relacionadas com conduta e cultura organizacional;

∗agir com diligência, lealdade e neutralidade nas relações mantidas com terceiros;

∗assegurar que são adoptados procedimentos neutros, transparentes e auditáveis, nomeadamente quando esteja em causa a contratação de serviços e a aquisição e alienação de activos pela instituição;

  • Estabelece um conteúdo mínimo para o código de conduta a adoptar pelas instituições, entre os quais destacamos:

∗que o desempenho da actividade é desenvolvido em rigoroso cumprimento da legislação e regulamentação aplicáveis e das normas adoptadas internamente;

∗o obrigatoriedade da adoçam de comportamentos consonantes com os níveis de tolerância ao risco definidos pela instituição;

∗as consequências legais e disciplinares decorrentes do incumprimento das regras estabelecidas.

GOVERNO INTERNO, ESTRUTURA ORGANIZACIONAL E PLANEAMENTO ESTRATÉGICO

Entende o BdP que o governo interno consubstancia a estrutura formal utilizada para exercer controlo sobre a instituição, sendo assim essencial que as estruturas estabelecidas para esse efeito sejam adequadas às características específicas da instituição, incluindo, por exemplo, a sua dimensão, a actividade efectivamente exercida e a sua implantação geográfica. Assim, importa consagrar algumas regras tendentes a uma fiscalização interna efectiva da instituição, clarificar quais as entidades que estão obrigadas a constituir comités de risco e de remunerações e consagrar regras adicionais sobre o conteúdo mínimo das actas dos órgãos colegiais das instituições.

Destacamos alguns dos pontos que decorrem do projecto de aviso:

  • Os órgãos de administração e fiscalização passam a ter o dever expresso de identificar as respectivas necessidades ao nível da sua composição e organização;
  • É esclarecido que as instituições são obrigadas a constituir um comité de remunerações, nomeadamente, quando sejam identificadas como uma O-SII e/ou quando algum dos seus colaboradores (incluindo membros dos órgãos de fiscalização ou administração) aufiram rendimentos iguais ou superiores a € 1.000.000,00 por exercício económico;
  • É estabelecida uma norma que procura promover uma fiscalização efectiva da instituição, ou seja, que o órgão de fiscalização e os administradores não executivos devem dispor das condições necessárias para desempenhar cabalmente as respectivas funções;

O projecto de aviso procede ainda a uma revisão das disposições do Aviso n.º 5/2008 relativas ao planeamento estratégico, atendendo à experiência acumulada e às melhores práticas europeias e internacionais.

SISTEMA DE CONTROLO INTERNO E GESTÃO DE RISCOS

Neste âmbito, destacam-se algumas alterações à forma como é abordado o tema no Aviso 5/2008:

  • As unidades de negócios e áreas conexas que assumem riscos directamente são responsáveis, em primeira linha, pela sua identificação, avaliação, acompanhamento e gestão;
  • As funções de suporte, que incluem as funções de gestão de riscos asseguram a monotorização de riscos específicos, organizadas por subfunções que interagem com as entidades da primeira linha de defesa de riscos;
  • A função de auditoria interna, que realiza análises independentes e orientadas para o risco;
  • Autorização de responsáveis pela função de controlo interno de O-SII. Saliente-se ainda, no caso de responsáveis de O-SII, a necessidade de serem sujeitos a autorização e posterior avaliação, antes do início de funções, e da sujeição a requisitos do Regime Geral de Instituições de Crédito e Sociedades Financeiras;
  • Obrigatoriedade de as instituições implementarem uma base de dados que permita o acompanhamento das deficiências relevantes.

CONFLITOS DE INTERESSES E PARTES RELACIONADAS

Neste âmbito, o projecto prevê regras mais exigentes no que toca a transacções com partes relacionadas, merecendo destaque:

  • Dever de as instituições adoptarem uma política de prevenção, comunicação e sanação de conflitos de interesses, aplicável a todos os colaboradores;
  • Dever de adopção de uma lista de partes relacionadas, a actualizar trimestralmente;
  • Novas regras sobre aprovação de transacções que envolvam partes relacionadas ou equiparadas, as quais devem ser celebradas em condições de mercado e aprovadas por um mínimo de dois terços dos membros do órgão de administração, após parecer prévio do órgão de fiscalização e das funções de gestão de riscos e de conformidade;
  • O conceito de parte relacionada deverá seguir o conceito da CRD IV, sendo que certas entidades passam a ser equiparadas a partes relacionadas para além do definido na CRD IV.

PARTICIPAÇÃO DE IRREGULARIDADES (WHISTLEBLOWING)

A participação de irregularidades, conforme denota o BdP, corresponde a um importante instrumento de gestão de risco, tendo já em consideração o disposto na Directiva (EU) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de Outubros de 2019, relativa à protecção das pessoas que denunciam violações do direito da União, o projecto de aviso prevê o seguinte:

  • As instituições devem implementar uma política de participação de irregularidades, de forma a aplicar o disposto no artigo 116.º-AA do RGICSF, sendo também definido um conteúdo mínimo para a referida política;
  • As instituições devem implementar um procedimento autónomo de participação de irregularidades que garanta a confidencialidade da identidade do denunciante e de terceiros mencionados na participação. De modo a promover o anonimato das participações, prevê-se expressamente a possibilidade de o sistema informático de suporte à participação de irregularidades ser subcontratado, desde que tal subcontratação não obste ao cumprimento do disposto no artigo 116.º-AA do RGICSF e no projecto de aviso;

SUBCONTRATAÇÃO

No que toca a esta temática, o projecto de aviso prevê o seguinte:

  • As instituições apenas podem proceder à subcontratação ocasional de tarefas operacionais específicas das funções de controlo interno, na medida em que essa subcontratação não tenha impacto negativo na eficiência do sistema de controlo interno;
  • Consagra-se que a entidade prestadora do serviço não poderá encontrar-se estabelecida em jurisdição com um regime legal que preveja proibições ou restrições que impeçam ou limitem o cumprimento, pela instituição, das normas legais e regulamentares que regem a respectiva actividade, incluindo no que respeita a obtenção e partilha de informação com as autoridades de supervisão competentes;
  • Estabelece-se que esta matéria tem de ser contemplada numa política da instituição sobre subcontratação de actividades e que a subcontratação de tarefas operacionais é objecto de avaliação e monitorização contínuas.

POLÍTICA DE SELECÇÃO DE ROC/SROC

O projecto de aviso estabelece a obrigatoriedade de as instituições adoptarem uma política de selecção e designação de ROC/SROC e de contratação de serviços de auditoria não proibidos, que é aprovada pela assembleia geral após parecer prévio favorável do órgão de fiscalização.

Define também um conteúdo mínimo para esta política, destacando-se a obrigatoriedade de a mesma incluir os critérios de selecção, com a respectiva ponderação, que serão utilizados pela instituição para avaliar as propostas apresentadas, não podendo ser atribuída ao critério preço uma ponderação superior a 50%.

POLÍTICAS E PRÁTICAS REMUNERATÓRIAS

O projecto prevê a revogação das regras anteriormente previstas no Aviso 10/2011, destacando-se:

  • A regulação do processo de identificação de colaboradores e de avaliação do respectivo desempenho, que deve ter em conta o perfil de risco da instituição;
  • A definição de requisitos de independência do comité de remunerações, que terá agora de ser constituído por uma maioria de membros independentes.

GRUPOS FINANCEIROS

No que toca aos deveres relativo a grupos financeiros, merecem destaque:

  • Adopção de medidas com vista à transparência da estrutura do grupo, incluindo a relevância, o objecto e os riscos relativos a cada uma das entidades que integrem o grupo;
  • No caso de estabelecimento de nova filial do grupo, o órgão de administração da empresa-mãe procede a uma análise de risco relativa ao seu estabelecimento, envolvendo as respectivas funções de controlo interno;
  • São também estabelecidos requisitos no caso de as instituições recorrerem a serviços comuns para o desenvolvimento das responsabilidades das funções de controlo interno, com a obrigatoriedade de tais contratos seguirem forma escrita.

RELATÓRIO DE AUTO-AVALIAÇÃO

O relatório de controlo interno actualmente previsto é substituído por um relatório de auto-avaliação.

Note-se como principal diferença face ao relatório de controlo interno, o facto de o presente abranger um conjunto mais diversificado de matérias, como é o caso da cultura, governo societário, controlo interno, partes relacionadas, conflitos de interesses, subcontratação e remunerações.

DOCUMENTAÇÃO, SISTEMATIZAÇÃO E DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÃO AO PÚBLICO

O projecto de aviso dispõe sobre a documentação dos procedimentos internos das instituições, sobre a sistematização da informação relevante e sobre a divulgação de informação ao público, destacando-se:

  • A obrigação de garantir que toda a documentação é compreensível, clara e articulada entre si;
  • A obrigação de garantir que toda a documentação é mantida actualizada e que as alterações inseridas estão correctas;
  • A obrigação de garantir a manutenção de um arquivo documental que permita o conhecimento da fundamentação utilizada em decisões passadas.

APRESENTAÇÃO DE INFORMAÇÃO AO BdP (PROJECTO DE INSTRUÇÃO)

Neste âmbito, o projecto de instrução:

  • Define o envio dos relatórios de auto-avaliação à autoridade de supervisão competente;
  • Regula o conteúdo e o envio do relatório sobre participação de irregularidades, previsto no n.º 7 do art.º 116.º-AA do RGICSF, à autoridade de supervisão competente;
  • Determina o reporte dos colaboradores identificados como tendo impacto material no perfil de risco da instituição à autoridade de supervisão competente.

Releva ainda que o projecto de instrução consagra regras específicas sobre a forma de classificação de deficiências e sobre a forma como essas deficiências são reportadas à autoridade de supervisão competente.

De acordo com o princípio da proporcionalidade, as obrigações de reporte são mais exigentes quando estejam em causa entidades habilitadas a receber depósitos e menos exigentes nas demais.

Joana Fernandes Gomes

Joana Fernandes Gomes

Advogada Estagiária

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